Van HubSpot naar WordPress migreren: een praktisch draaiboek

MigrateSpot begon als specialist in precies dit soort projecten: bedrijfswebsites verhuizen van het CMS van HubSpot naar WordPress zonder verlies van content, zoekzichtbaarheid of de marketingprocessen erachter. Tegenwoordig is het meestal één onderdeel van een bredere websitetransformatie, maar de discipline is niet veranderd.

Hieronder volgt de volgorde die wij aanhouden. Die geldt of het doel nu een één-op-één-verhuizing is of een complete heroverweging van de site.

1. Bepaal samen het doel

Begin met opschrijven waarom je migreert. Veelvoorkomende redenen zijn meer vrijheid in design of structuur, consolideren op een platform dat de organisatie al gebruikt, minder afhankelijkheid van één leverancier, of een breder redesign dat de huidige opzet lastig maakt.

Het doel bepaalt elke latere beslissing. Een pure platformverhuizing houdt URL's, templates en content zo dicht mogelijk bij het origineel. Een transformatie gebruikt de verhuizing als kans om structuur en verhaal te heroverwegen. Beide zijn valide, maar ze door elkaar halen zonder het uit te spreken is precies hoe de scope ongemerkt groeit en deadlines schuiven.

2. Inventariseer de site en de content

Maak een lijst van elke pagina, blogpost, landingspagina, elk bestand en elke redirect die nu in HubSpot wordt beheerd. Neem ook URL's mee die niet meer gelinkt zijn maar nog wel verkeer of links krijgen; die vind je via Search Console, analytics en een backlinktool. Denk ook aan contenttypes die specifiek zijn voor HubSpot, zoals HubDB-tabellen, kennisbankartikelen en systeempagina's.

Bepaal daarna wat er met elk item gebeurt: behouden, verbeteren, samenvoegen of uitfaseren. Een migratie is een natuurlijk moment om verouderde pagina's te verwijderen, maar pas nadat de data bevestigt dat ze geen waarde hebben.

3. Analyseer marketingautomatisering, formulieren en CRM

Dit is de fase die het vaakst wordt onderschat. De website van het CMS van HubSpot af halen betekent niet dat je HubSpot verlaat. Veel bedrijven houden het CRM en de Marketing Hub en veranderen alleen waar de website draait. Breng in kaart wat je echt gebruikt en hoe elk onderdeel daarna gaat werken.

• Formulieren: welke formulieren er zijn, waar ze staan, welke workflows of lijsten ze in gang zetten, en of het ingesloten HubSpot-formulieren worden of eigen formulieren die data naar HubSpot sturen.
• Tracking: de trackingcode van HubSpot moet op de nieuwe site staan als je paginaweergaven en analytics aan contacten wilt koppelen.
• Workflows en e-mails: workflows die afhangen van formulierinzendingen, paginabezoeken of lijstlidmaatschap moeten tegen de nieuwe site worden getest. Marketingmails worden gewoon vanuit HubSpot verstuurd.
• Smart content en CTA's: gepersonaliseerde modules en HubSpot-CTA's gaan niet automatisch mee en hebben een vervanger nodig, of een bewuste beslissing om ze te laten vallen.
• Toestemming: cookie- en privacytoestemming moeten blijven werken met HubSpot-tracking op het nieuwe platform.

4. Bouw op staging

Bouw de nieuwe WordPress-site in een afgeschermde stagingomgeving die zoekmachines niet kunnen indexeren. Werk in korte, reviewbare iteraties, zodat de mensen die de site gaan bewerken hem vroeg zien en kunnen aangeven wat ze van de editor nodig hebben.

Content kun je verhuizen via een export, via de API of met de hand, afhankelijk van het volume en hoeveel er gaat veranderen. Let goed op ingesloten media en bestanden in de bestandsbeheerder van HubSpot: besluit of ze naar de nieuwe site verhuizen of blijven waar ze zijn, en controleer of elke afbeelding en download nog laadt zodra de nieuwe site live is.

5. Migreer URL's en redirects

Behoud bestaande URL's waar dat kan. HubSpot-blogs gebruiken vaak URL-patronen die WordPress met de juiste permalinkinstellingen kan nabootsen. Moet een URL veranderen, voeg dan een permanente server-side redirect toe naar de best passende vervanger, en neem de redirects die al in HubSpot zijn ingesteld mee, zodat oudere links blijven werken.

Test vóór de lancering de volledige lijst met oude URL's tegen de stagingsite. Elke URL moet in één stap uitkomen op een live pagina.

6. Lanceer

1. Bevries contentwijzigingen in HubSpot kort voor de lancering, zodat niets wat op het laatste moment wordt gepubliceerd verloren gaat.
2. Verlaag de DNS-TTL vooraf, zodat de overstap snel doorwerkt.
3. Laat het domein naar de nieuwe host wijzen, controleer SSL en verwijder eventuele noindex-regels van staging.
4. Test formulieren van begin tot eind: verzending, aanmaken van het contact in HubSpot, inschrijving in workflows en notificatiemails.
5. Dien de nieuwe XML-sitemap in via Search Console en noteer de lancering in je analytics.
6. Koppel het domein pas daarna los van het CMS van HubSpot, nadat je hebt bevestigd dat er niets meer van afhangt.

7. Ondersteuning na de lancering

De weken na de lancering bepalen of een migratie als soepel wordt herinnerd. Monitor indexering, crawlfouten en zoekvertoningen voor de pagina's die het meest telden. Let op 404's in de serverlogs en voeg redirects toe waar iets is gemist. Controleer of leads nog steeds in het CRM binnenkomen met de juiste broninformatie.

Ook het eigenaarschap moet expliciet zijn. WordPress heeft updates, back-ups en beveiligingsmonitoring nodig, en iemand moet daarvoor verantwoordelijk zijn. Redacteuren hebben training nodig in de nieuwe omgeving, het liefst met hun eigen content in plaats van een algemene demo.

Bronnen

• Google Search Central, sitemigraties met URL-wijzigingen: developers.google.com/search/docs/crawling-indexing/site-move-with-url-changes
• Google Search Central, redirects en Google Zoeken: developers.google.com/search/docs/crawling-indexing/301-redirects
• WordPress.org, de HubSpot-plugin in de plugindirectory: wordpress.org/plugins/leadin